Konieczność przesyłania plików JPK dotyczy od 1 lipca 2016 r. dużych podmiotów. Począwszy od 1 stycznia 2017 r. przesyłanie plików JPK jest obowiązkowe także dla małych i średnich podmiotów, a od 1 stycznia 2018 r. również obejmie mikro przedsiębiorców.
Jednolity Plik Kontrolny (JPK) to księgi i dokumenty księgowe prowadzone przy pomocy programów komputerowych. Są one sporządzane w odpowiednim formacie i wysyłane wskazanym organom podatkowym. Umożliwia to przekazywanie informacji urzędom skarbowym w formie elektronicznej, co skraca czas wykonywanych obowiązków i zmniejsza ich uciążliwość. Kontrolę i łączenie plików JPK ułatwia specjalny program JPK, jaki trzeba zainstalować na swoim urządzeniu.
Dedykowane programy umożliwiające łączenie plików JPK oraz ich kontrolę to duże ułatwienie dla przedsiębiorców, którzy każdego miesiąca powinni wysyłać te pliki do organów podatkowych – chodzi przede wszystkim o JPK VAT, a więc plik zawierający pozycje wszystkich rejestrów VAT. Przy pomocy programu wygenerowanie plików JPK nie jest tak skomplikowanym zadaniem. Dzięki niemu możliwa jest też jego weryfikacja – program JPK sprawdza, czy plik jest taki sam jak schemat podany przez Resort Finansów. Jeżeli nie będzie – program wyświetli stosowny komunikat (do tego konieczna jest łączność z Internetem).
Następnym krokiem jest łączenie JPK, a więc ich zintegrowanie. Dzięki tej opcji można stworzyć jeden plik, zawierający dwie bądź więcej ewidencji VAT. To też pomocna opcja, gdy sprzedaż w przedsiębiorstwie prowadzona jest np. w kilku bazach danych. Po pomyślnym połączeniu uzyskuje się plik, który jest gotowy do wysłania.
Wysyłanie JPK odbywa się także z poziomu programu – należy wybrać opcję: wyślij oraz wskazać właściwy certyfikat z listy (podpis elektroniczny) a także wpisać PIN. Plik JPK zostanie w ten sposób podpisany i wysłany metodą elektroniczną do wskazanego urzędu skarbowego.